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各位代表： 我受成亿花园小区业主委员会的委托，向成亿花园小区业主代表大会报告2011年业主大会、业委会工作，请代表予以审议，请居委会指导，请特邀业主提出建议。 第一部分2011年工作回顾 一、 选聘物业服务企业及小区维修基金开通情况 （一）、自从2010年9月21日业主代表大会表决通过采取招投标形式选聘物业服务企业，并在9月26日在小区张贴公告。在整个选聘过程中以公平、公正、公开原则下进行操作。 1、在2010年10月6日成立由13人组成的“公开选聘物业服务企业”工作小组。并决定由物业管理招投标代理公司指导。 2、选聘投标代理公司：在2010年10月9日上海原创物业管理招投标代理公司介绍。在2010年10月11日上海业伟物业管理招投标代理公司介绍。在2010年10月12日上海青蓝物业管理招投标代理公司介绍。在2010年10月21日工作小组决定由物业管理招投标代理公司指导，并建议聘请青蓝物业管理招投标代理公司代理，提交业主代表大会通过。在2010年11月3日业主代表大会通过聘请青蓝物业管理招投标代理公司代理。在2010年12月9日招标单位成亿花园小区业主大会及代理人“青蓝物业管理招投标代理公司”在“上海房地网”等网站发布住宅小区物业管理招标公告。截止在2010年12月16日共有4家物业服务管理企业投标。 3、决定物业服务管理企业：在2011年1月2日工作小组组织小区业主到4家投标的物业服务管理企业推荐的管理楼盘进行实地考察。并邀请其中三家物业到成亿花园小区介绍“物业服务理念”和管理思路。2011年1月7日“沪中物业”到小区介绍、2011年1月8日上午“恒茂物业”到小区介绍、下午“琮元物业”到小区介绍。经过工作小组反复酝酿，决定在2011年1月9日由张、刘、罗、孙再对“恒茂物业”“琮元物业”管理的其他小区进行考察，最后确定“琮元物业”为第一候选单位。2011年1月11日在闸北区彭浦镇活动中心由物业管理专家、业委会、房办等对成亿花园公开招聘物业进行开标，正式确定“琮元物业”为小区物业服务。在2011年1月13日居委书记、主任、工作小组、召开联席会议对小区物业服务合同条文逐条进行分析讨论。2011年1月18日确定物业服务合同条文。2011年1月21日与“琮元物业”正式签订物业服务合同。时间为1+3。 4、物业交接验收：为保证成亿花园物业交接验收工作顺利进行，本着维护业主利益，减少业主投诉，保证入住交接时房屋和公共设施的合格率达到业主满意，制定了成亿花园物业交接时间计划表。在2011年2月14日上勤物业与琮元物业财务交接；在2011年2月21日上勤物业与琮元物业进行业主资料交接（工程竣工档案、图纸、资料等）；在在2011年2月22日上勤物业与业委会、琮元物业进行公共设施、设备（土建、消防、机电设施等）交接；在2011年2月23日上勤物业与业委会、琮元物业进行智能化设施和电梯设施设备的交接；在2011年2月24日上勤物业与业委会、琮元物业进行保洁和绿化设施的交接；在2011年2月25日上勤物业与业委会进行公共收益交接；由于上勤物业不守信用，推迟到3月1日，7年时间给业主大会13万，未达成共识。3月8日，业委会与上勤物业对公共收益的移交再一次交涉，未达成共识。3月17日，约好由镇房办出面再组织一次协调会，上勤物业推脱有事不能参加。 5、充实业委会组织：2月14日，通过选举增补了二位业委会与成员。2月16日，镇房办、居委会、业委会成员开会，产生了业委会主任、副主任，健全了业委会组织。 6、筹办开通维修基金：对维修基金早一天开通，就多一份收益，（我们小区7年损失利息150多万）小区维修基金在广大业主支持和关心下，在2011年4月22日已经开通，共计8654825.86元，业委会打算830万存三个月定期，余下存活期，以备急用，到明年1月22日第3次三个月定期到期，利息18万左右，明年如何存，还请各位业主多提建议。 二、物业服务状况 1、、自从琮元物业3月1日进驻小区进行保洁、保绿、保安、公共设施和房屋维修工作。总体在各方面都有所改观，这是业主们有目共睹的。也存在一些不足，比如小区失窃事件、在对房屋渗水的维修等。对物业的满意度评议工作安排在春节后进行。 2、在对小区公共部位和各楼栋公共部位维修，需支付的维修费用，由业委会正副主任签字的，我们的签字原则是对小区公共部位，由业委会成员集体讨论后，（如28弄生活水泵的维修、安放垃圾桶的水泥平台等）由正副主任签字。对各楼栋公共部位维修费用，必须由各楼栋业主体表签字后，再由正副主任签字。我们小区已入住7年之久，小区公共部位和各楼栋公共部位需要维修的事情较多，3月份到年底大约用了17万左右，属于公共平摊的主要有：律师费5000元；健身器材和儿童乐园设备更新费18200元；2009年至2011年办公费及会务费19762元；业委会成员津贴费17800元。公共收益（包括路面停车费、广告费）一年大约25万左右。这些费用在半年公布的报表中未体现出来，年底物业要进行分摊，由维修基金支付，年底公布的报表中会有所体现。在这里我要请各位业主体表对业主多加以宣传，要爱护使用小区公共部位和各楼栋公共部位（如各楼栋大门、电梯等）。 三、公告、决议及制度发布情况 1、发布公告6份： ①、2011年2月22发布公告：鉴于2011年3月1日琮元物业公司进驻本小区，根据目前本小区地面机动车停车状况和业主意见，为使地面机动车停车规范，经业委会研究决定，由琮元物业公司实施，对原本小区地面机动车停车划线区域进行编号。为了尽量满足业主（车主）需求，请需要在地面机动车停车的业主（车主）在2月22日至2月27日前到业委会登记。（1029弄17号物业楼上）小区地面机动车停车产生的收益，按合同规定办理。地面规范停车即加强了小区管理，又有利于小区业主，希望广大业主（车主）积极配合，使规范停车工作顺利进行！ ②、在2011年3月19日上午9:00时在居委会召开成亿花园小区业主代表大会。会议议程：1、业委会主任张杰兴同志向小区业主代表通报前期物业公共收益移交情况。2、业委会副主任孙新民同志向小区业主代表通报2010年9月21日至2011年3月1日公开招聘物业期间的业委会及招聘物业工作小组的工作。业主代表应到49位，实到44位，到会业主代表一致通过《通过法律向开发商及前期物业追讨公共收益征询意见表》。授权业委会聘请律师、授权业委会聘请律师起诉、授权业委会聘请法院指定的审计事务所。 ③、在2011年 4 月 23日公告了成亿花园小区于2011年4月20日上午9:00时至12：00时在业委会召开了居委会、业委会、物业公司联席会议：会议议题：1、物业公司通报进驻小区以来在保安、保洁、保绿方面的工作。2、业委会通报近阶段工作情况和业委会工作制度的建立。3、居委会对业委会、物业公司的工作提出了指导性意见。4、准备对《小区出入车辆停放规定》提交业主大会临时会议表决。5、对小区1028弄、1029弄出入口使用中存在着交通安全隐患和治安管理问题，准备对《出入口的改造提案》提交业主大会临时会议表决。（附效果图）6、对小区1028弄、1029弄出入口中间的风帆建筑，因年久失修存在着安全隐患，《是否拆除》提交业主大会临时会议表决。 ④、在2011年 4 月 24日业委会就以下几项事宜向全体业主公示。 1、小区维修基金在广大业主支持和关心下，在2011年4月22日已经开通，共计8654825.86元，业委会打算830万存三个月定期，余下存活期，以备急用。2、通过法律向开发商及前期物业追讨公共收益一事，已聘请上海市商惠律师事务所费新民律师准备起诉。3、关于小区会所，经过到上海市闸北区房地产交易中心查阅，权利人为上海市房地产实业有限公司，1028弄14号会所1；建筑面积130.67平方，1028弄14号会所2；建筑面积111.94平方。4、许多业主反映小区儿童乐园及健身器材损坏严重，存在安全隐患，业委会经过勘察，需要维修和更换，准备提交业主大会临时会议表决。5、小区打算引入中国联通通信运行商，就此事宜准备提交业主大会临时会议表决。6、小区1028弄、1029弄各楼道内停放许多非机动车，依据小区《管理规约》第八条（五）非机动车停放在指定区域内，禁止楼道停放，希望大家将非机动车停放到地下非机动车车库内，请业主积极配合。 ⑤、在2011年 5月 7日发布成亿花园小区业委会安排在2011年5月14日上午9：00时召开业主代表大会（物业楼上）业委会就以下几项事宜向全体业主公示。1、小区维修基金开通后，分户帐册中的产权人确认和核对。2、通过法律向开发商及前期物业追讨公共收益一事，律师起诉工作的进展情况。根据查证四被告是：上海上勤物业管理有限公司；上海建纬置业发展有限公司；上海幸福实业有限公司；上海市房地产实业有限公司。开发商创叶房地产有限公司在2008年3月1日已注销；注销后由其投资人建纬置业发展、幸福实业、上海市房地产实业承担责任，故列为被告。3、根据法院要求，准备召开小区业主大会临时会议，就以下事项作出征询：一、授权业委会聘请律师；二、授权业委会聘请的律师诉讼请求：⑴、请求四被告将撤出成亿花园后的全部物业档案资料和有关的财务账册移交给原告；⑵、对财务账册中的物业管理费用收支等明细进行审计；⑶、根据审计结果判令被告将相关收益移交给原告；⑷、本次诉讼的诉讼费由被告承担。三、授权业委会聘请法院指定的审计事务所。4、对实施小区出入口的改造工作等进一步听取业主代表意见。会议重要，请业主代表准时参加。 ⑥、健身器材和儿童乐园设备更新工程情况的汇报公告。 2、制定了小区车辆停放规定和业主委员会工作制度，并进行公示①小区车辆停放规定：由于小区业主车辆迅速增多，经2月22日至2月27日前到业委会登记路面停车的车辆；以及3月18日至4月10日到物业申领2011年度路面机动车停车证统计。路面划线（编号）车位1028弄49辆，申领2011年度路面停车证60辆，每日临时过夜车辆约 辆。路面划线（编号）车位1029弄31辆，申领2011年度路面停车证40辆，每日临时过夜车辆约 辆，还有些长期不付费的过夜车辆，整个小区每日停放车辆约150辆左右，已严重满员。以致有些业主（车主）及来访临停车辆迫于无奈，将车辆停放在小区应急通道上；主干通道上；绿化带内，严重影响了业主的安居环境和出行。同时造成应急通道、主干通道严重堵塞，一旦遇到应急事件发生，将造成应急车辆无法及时到位，后果将不堪设想。对此，小区广大业主对该问题反映强烈，呼吁尽快出台相应管理措施。经居委会、业委会、物业三方联席会议决定制定本小区车辆停放规定。 一、目的为本小区的业主，提供良好的停车环境，减少不必要的纠纷，营造和谐、安定的生活环境。 二、范围对本小区业主所拥有的车辆和进入小区的社会车辆进行规范管理。 三、.规定 1、停车位置 1.1固定停车位（专供已申领2011年度路面停车证的业主使用） a)由物业编号，住宅边上的硬地停车位。 b)由物业编号，路边能够划线的临时停车位。 1.2临时停车区域物业不能划定的区域，但不影响居民生活，能够临时停放车辆的区域。（专供没有申领2011年度路面停车证的业主和来访临停车辆使用）超过1小时收费5元，过夜收费10元。 2通行证 2.1业主通过物业办理车辆进出的通行证，并由物业安排指定的车位。 2.2如果暂时没有固定车位，可以发放临时停车通行证，由物业安排到临时停车位。等到有固定车位让出时再安排。 2.3社会车辆及业主临时有车辆进入小区，应办理登记手续，并领取访客停车证，置于车辆前挡风玻璃处，再由保安安排到指定位置停放。 3管理 3.1已领2011年度路面停车证的业主，必须将车辆停放在指定的区域内，不允许侵占应急通道、主干通道及绿化带停放。 3.2物业管理人员，必须加强临时车辆停放管理，做到车牌、被访客人、停放地和停放时间的登记工作，以便有情况时调整。 3.3不交付场地占用费的车辆，物业保安人员有权不让进入小区。 3.4.由于客观原因，造成的停车难的问题，各业主和物业管理部门，应以谅解的心态处 ②成亿花园小区业主委员会工作制度 一、定期接待制度 1、 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。 2、业委会接待业主，采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。 3、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。 4、 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理： （一）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督； （二）涉及其他业主违反业主公约的问题，依照业主公约的规定进行处理； （三）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定； （四）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决； （五）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。 5、 业委会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。 值班定时接待：每周三19：00——21：00，1029弄17号二楼业委会办公室，业主联系箱：业委会办公室门口，业委会成员联系电话、邮箱和博客。根据季节变化，目前改为改为周日9；00-11：00时。在接待的日子里，有些关心小区的业主向业委会提出了许多有价值的建议，例如：28弄7号一位业主对动用维修基金方面写了一份建议书。一、反对暗箱操作。无论费用是否超过5万，均应做到公开、透明。选择的维修企业需要公示。二、反对铺张浪费。维修基金是大家的费用，是大家房屋今后的保障，在目前前任物业侵占业主利益尚未追回，目前物业是否按规定划缴相应收益到维修基金账务，不甚明了的情况下，更是如此。三、维修基金的收益，以及小区全体业主的共有收益信息，维修基金账户信息等。做到以基金养基金。四、业委会应该步调一致，以业主利益为根本，需要有完善的监督机制，比如离任审计等。五、参考中央及上海市在医疗卫生方面引入的第三方机制，在必须动用维修基金的大修工程方面，建议也引进该机制。包括前期的评估，后期的验收等。并且该第三方的选择必须公开透明。六、针对目前的情况，建议今后的维修流程如下：住户报修---物业接报---需要外聘工程队施工---业委会会同物业预估费用：规定额度5万元以下---业委会会同物业聘请合适的施工单位---公示施工单位，费用等信息---施工单位进场施工---业委会会同相关单位验收。5万元以上---业委会给出招标意见及应标企业资格---公开发标、评标、中标-----公示施工单位，费用等信息---施工单位进场施工---业委会会同相关单位验收。 1、业主（代表）大会会议采用集体讨论形式：会前15日就会议内容、时间、地点在小区1028弄、1029弄公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半，现场投票，当场开票宣布结果。会后3日内公告决定并拍照存档。 2、业主（代表）大会会议采用书面征求意见形式：会前15日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区1028弄、1029弄公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会，前7日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后3日内公告决定并拍照存档。 3、做好业主大会会议、业主委员会会议、物业服务合同协商签订活动，以及物业管理中各项重要事项的记录，并妥善保管。 三、 信息公开制度 1、业主委员会应当建立信息公开制度。 2、按照规定3日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。 3、每半年公布专项维修资金和公共收益收支；接受业主查询所保管的物业管理信息。 四、档案管理制度 1、档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。 2、档案管理人员应做好档案收集，整理，归档等工作。 3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。 4、档案管理人员应做好借阅、登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。 5、档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。 四、 印章管理制度 1、印章的保管： 1、1印章（包括业主委员会公章、财务专用章等）分别由业主委员会不同委员妥善保管，确保印章安全。 1、2、印章保管人和保管方式由业主委员会集体讨论决定，印章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上缴印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。 1、3、所有用印必须经业主委员会过半数委员同意方可使用,凡未经半数以上委员批准，一律不能使用印章。印章使用人必须做好用印登记手续，并留存文件原件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。 2、印章的使用程序 2、1所有印章的使用都要事先认真填写《公章使用登记表》，并经业主委员会过半数委员在《登记表》上签字同意方可使用。 2、2紧急情况必须使用公章时，使用人需与业委会过半数委员联系，向其说明情况，得到多数委员的口头同意后方可使用，但事后公章使用人必须在一周内完成《公章启用登记表》的补签工作，同意使用公章的其他委员必须亲自核实情况，确认属实后方可进行补签，如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。 2、3每次公章使用都要有记录，要记录申请使用人姓名、用途、盖章人姓名 3、印章的使用范围 3、1印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合同、《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。 3、2业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。 3、3凡违章使用公章，造成经济损失或严重不良影响的，交市、区主管部门查处，由责任人承担法律责任。 本工作制度由业主委员会负责解释，接受业主监督。 3、发布业主大会决议四次： ①在2011年2月14日上午9：00时以公开验票方式，通过关于增补业主委员会委员投票结果。 ②在2011年3月10日上午9:00时以公开验票方式，通过关于上海市闸北区成亿花园小区维修基金开户银行征询意见表《建设银行》 ③在2011年5月2日上午9:00时以公开验票方式通过关于成亿花园 一、《小区出入车辆停放规定》执行情况不够理想。小区区域的停车难问题非常突出。我们小区路面比较狭窄，在路边停车的车主必须交纳停车费，办理车辆“通行证”，以作停车凭证。也便于业主大会与物业清算。对于 “临时停放”车辆没有档案，车辆遇有异常情况或临时需要移动，将无法及时联系到车主。有些“临时停放”的车辆故意用秩序混乱时逃避收费。小区道路停车费收入归全体业主所有，少数车主强占便宜的做法侵犯了全体业主的利益。另外是否可以将车辆免费停放时间由原来一小时提高到二小时，便于走亲访友的车辆有个吃饭时间。 二、出入口的改造、三、风帆建筑拆除：此二项工作到目前还未启动，业委会与物业找了三个单位： 系统名称 分项价格上海寰境 分项价格上海红门 分项价格上海德臣 捷顺IC卡车辆进出管理系统 241860.27 171378.02 209720.49 捷顺IC卡人行、非机动车进出管理系统 100986.07 87393 92213.64 捷顺单元门禁IC刷卡功能系统 45839.58 62558.12 49014.4 地库道闸捷顺IC卡车辆进出管理系统升级 22634.38 24785.31 29680 周界电子围栏报警系统 145758.46 133989.38 135674.7 闭路电视监控系统更新 87112.58 74390.63 44085.4 新增闭路电视监控系统 323569.89 265215.2 137874.2 广播及背景音响系统更新 29583.53 54651.61 26441.7 访客对讲系统更新 189414.03 282354.24 86390 机房搬迁至地面新机房内 40056.9 42345.7 22366 机房防雷系统 10547.82 7410.81 机房移位费用 38481.94 25454.51 43884 现机房整修-不搬迁 41322.64 28936.85 18677.2 总工程造价 1317168.09 1260863.38 896021.73 来吉 176132.06 来吉 72981 49014.4 29680 135674.7 44085.4 137874.2 26441.7 86390 22366 43884 18677.2 总工程造价 843200.66 业委会在反复听取业主建议后，准备在春节后，拆除风帆和中岗建筑，中岗前移，绿化移载、保留南门（平时不开）、在南门边上做一扇智能刷卡门，给人行与非机动车通行。北门做机动车道闸供机动车通行，这样做小区南面到北面的道路可以扩展2米。 四、儿童乐园及健身器材维修和更换：8月份已完成。原健身器材，在居委会关心下，由镇政府进行免费更换。业委会动用公共收益更换了2套大型儿童玩具；2套双人跷跷板；8张休闲椅子；1件三人上肢牵引器；1件键骑机；2件复背锻炼器，总费用五万叁仟二百元。业委会争取到企业捐助35000元，动用公共收益18200元。 五、引入中国联通通信运行商，12月份已完工，2012年1月可受理用户。 ④在2011年5月23日上午9:00时以公开验票方式，会议统计小区关于：等四项表决结果。 一、《聘请律师追讨公共收益》主要是要求上勤和建伟物业交出侵占的公共收益。在法院主持下共调解了4次。原与业委会移交上勤给132000元，在法院上勤向法院提供了各种发票收据为48万，移交业主大会150000元。建伟说24万停车费已与上勤移交。在12月19日最后一次调解业委会主张上勤收到得48万，建伟收到的24万停车费先移交给业主大会，对于是否该有维修基金支付的费用（因为这些费用不是全部应该由全体业主平摊的，要按门栋进行分摊），关于提成25%费用是否有合同依据。一码归一码，法院判决或有依据的业主大会再返回上勤和建伟，调解不成，法院准备请审计对二物业进行审计后再开庭。 二、《授权业委会对小区地下车库和会所的产权进行行政诉讼》5月23日法院受理，9月8一审驳回原告起诉，案件受理费50元退回原告。10月13日二审驳回上诉，维持原裁定。我们小区是“民防工程”从另外角度考虑，业主大会在理由上已赢了官司。 第二部分2012年工作打算 一、明年1月1日起非机动车地下车库免费向业主开放停车，原业主付费的车辆在地下车库停放的编号位置保留，新入地下停车的非机动车在28弄、29弄南北四个车库找空位停放，并与车库管理员通报，进行编号，车库管理员的工资由公共收益中支付。 二、对小区的绿化进行统一规划，在栽树节前，对绿化进行移载和补载。如28弄海棠树移载到中央绿化带内等，供业主们欣赏。 三、风帆建筑拆除、出入口的改造工作启动。 四、依据业主大会的表决通过的一些其他工作等。 明年业委会工作中要不断听取镇房办、居委会指导意见，听取广大业主合理化建议，小区8百多万的维修资金由我们掌控使用，我们业委会将实行“零现金”制度，旨在保证业主大会的每一分钱都是在业委会和业主代表的严格监控下运作，确保公开透明。 我们还要推行了主任办公会议制度，坚持集体领导，有事集体决策、财务集体审核、共同负责、相互监督、严格约束，禁止个人包办与暗箱操作。 由《管理规约》规定的物业维修与更新工程施工以及其它项目，须动用维修资金时，必须通过规范化的程序提出申请。先由主任通过“业委会委托单”初步立项，提出立项依据，申述立项必要性与具体要求，明确费用控制与支付途径。立项后须经主任、付主任进行独立审核与签字认可，缺一不行。对于重大或特殊项目，必须先经业委会、居委会联席会议进行充分讨论，取得一致意见后才进行立项。 2011年12月25日 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